2.1. Đúng: nên chia Notebook theo phòng ban hoặc chủ đề
Cách “mỗi phòng ban/mỗi mảng nghiệp vụ một Notebook” là phù hợp vì giúp AI tập trung vào đúng ngữ cảnh, giảm nhiễu và dễ quản lý quyền truy cập.
Tuy nhiên, nên chia theo mức độ dùng thực tế, không chỉ theo sơ đồ tổ chức. Ví dụ Marketing có thể cần 3 Notebook:
MKT_Core_Brand_KnowledgeMKT_Campaign_Archive_2026MKT_Content_Playbook
2.2. Cần chỉnh: Chat View không phải lớp bảo mật tuyệt đối
Khi chia sẻ Notebook, Google cho biết có quyền Viewer và Editor. Viewer có thể đọc source documents và notes được chia sẻ trong notebook; Editor có thể xem, thêm, xóa nguồn/ghi chú và chia sẻ tiếp. Google cũng lưu ý “Chat View” chỉ ẩn materials để tập trung trải nghiệm chat, nhưng không hoàn toàn thu hồi quyền truy cập underlying notebook contents.
Vì vậy, không nên đưa tài liệu mật vào một Notebook rồi chỉ dựa vào Chat View/Chat-only để bảo mật. Cách an toàn hơn là:
- Không đưa tài liệu quá nhạy cảm vào Notebook dùng chung.
- Tách Notebook theo cấp quyền.
- Quản lý quyền gốc bằng Google Drive/Workspace.
- Với dữ liệu cực nhạy cảm: chỉ đưa bản tóm tắt đã mask dữ liệu hoặc bản policy đã được phê duyệt.
2.3. Cần cập nhật: hạn mức thay đổi theo gói
Theo tài liệu Google, bản Standard/miễn phí có 100 notebooks/user, 50 sources/notebook, 50 chats/day, 3 audio overviews/day. Các gói cao hơn có hạn mức cao hơn. NotebookLM trong Pro có thể lên 500 notebooks/user, 300 sources/notebook và 500 chats/day. NotebookLM Enterprise cũng ghi nhận mức 500 notebooks/user, 300 sources/notebook, 500 queries/user/day; mỗi source tối đa 200 MB hoặc 500.000 từ.
Vì hạn mức có thể thay đổi, handbook này dùng nguyên tắc thiết kế:
- Mỗi Notebook nên giữ trong khoảng 20-80 nguồn thực sự liên quan.
- Không dùng giới hạn tối đa như mục tiêu vận hành.
- Khi vượt 80-100 nguồn, nên tách Notebook con hoặc lập “Archive Notebook”.
2.4. Cần bổ sung: NotebookLM hỗ trợ nhiều loại nguồn hơn
NotebookLM hiện hỗ trợ nhiều dạng nguồn: audio, copy/paste text, Google Docs, Google Mụcs, Google Sheets, image files, DOCX, TXT, Markdown, PDF, CSV, PPTX, web URL, ePub, YouTube URL công khai và Gemini Chats. Google Mụcs có giới hạn 100 mụcs; Google Sheets hiện được ghi nhận giới hạn 100k tokens trong tài liệu hỗ trợ.
Khuyến nghị thực tế:
- Với SOP/quy trình: ưu tiên Google Docs, Markdown hoặc TXT.
- Với bảng dữ liệu: ưu tiên CSV hoặc Google Sheets đã làm sạch.
- Với file scan/PDF ảnh: cần OCR hoặc chuyển thành text trước.
- Với video đào tạo: luôn lưu transcript dạng text để backup.
- Với biểu đồ/hình ảnh: thêm chú thích mô tả rõ bên cạnh, không để AI tự đoán.
2.5. Cần nhấn mạnh: dữ liệu nguồn là “copy hoặc auto-synced version”
Google mô tả source là bản copy hoặc bản auto-synced của tài liệu bạn import/upload vào NotebookLM. Vì vậy, trong vận hành cần có SOP kiểm tra dữ liệu đã cập nhật hay chưa, đặc biệt với tài liệu Google Docs/Mụcs/Sheets đang được chỉnh sửa thường xuyên.
